Varautumissuunnitelma tuntemattoman varalle
Jaa sivu:
Lukijalle
Yritysten toimintaympäristö muuttuu, vauhti kiihtyy ja yllätys seuraa toistaan. Maailmanlaajuiset työmarkkinoiden, talouden ja kulutustottumusten muutokset yhdessä mahdollisten turvallisuus- ja terveyskriisien kanssa pakottavat meidät olemaan valppaina.
Teimme tämän sivuston keväällä 2020, kun koronavirus yllätti koko maailman. Reilun kolmen vuoden aikana tiedot ovat osittain vanhentuneet, mutta varautumisen merkitys on korostunut entisestään.
Kun aiempi kriisi on ohitettu tai saatu kuriin, ilmaantuu nurkan taakse jostain uusi uhka. Emme välttämättä tiedä mikä se on, mutta yrityksen on varauduttava ikäviinkin yllätyksiin. Ihmisen muisti on lyhyt ja asettuu helposti ”lepäämään laakereille”, kun välitöntä uhkaa ei ole näköpiirissä.
Yrityksellä ei ole varaa tuudittautua kriisittömään tilaan. On epärealistista olettaa, ettei matkaan tulisi mutkia. Siksi on paras varautua ja laatia ohjeet kriisitilanteiden varalle, mukaan lukien se kaikkien synkinkin vaihtoehto.
Me muistutamme menneistä kriiseistä siksi koska uskomme, että niistä voi oppia. Pandemia yllätti meidät ikävällä tavalla. Kun yritys varautuu seuraavaan mahdolliseen kriisiin niin hyvin kuin se on mahdollista, sillä on mahdollisuus toipua siitä nopeammin.
Emme tiedä miten esimerkiksi kyberhyökkäykset vaikuttavat yrityksen toimintaan. Entä jos sellaisen seurauksena jäämme ilman välttämätöntä energiaa, vaikka vain lyhyeksi ajaksi? Miten työmarkkinatilanteen mahdollinen kärjistyminen vaikuttaa, tai miten toimimme uuden pandemian iskiessä? Kysymyksiä riittää.
Taloustilanne voi äkillisesti horjua niin pahasti, että tuotteen kysyntä pysähtyy kuin seinään. Näin kävi rakennusteollisuudelle syksyllä 2023. Yhden alan alamäki vaikuttaa helposti kaikkiin kansantalouden osiin jokaista kuluttajaa myöten.
Pelottelu tai pelkääminen kriisitilanteessa ei auta. Toimiminen auttaa.
Mitä paremmin yritys on varautunut ja mitä valmiimmat ohjeet sillä on kriisin varalle, sitä paremmin se selviää.
Kriisiin varautuminen kannattaa aina
Koronavirus (COVID-19) oli muistutus varautumissuunnitelman tärkeydestä
”Maailma ei palaa enää entiselleen”, on usein kuultu analyysi silloin, kun jokin raju muutos koettelee koko maailman kestokykyä.
Koronaepidemia oli viimeisin osoitus siitä, kuinka nopeasti kaikki voi muuttua. Tapahtuu jotain, mihin ei olla osattu varautua. Työntekijät on kyllä rokotettu influenssan varalta, koska riski sairastumiseen on ilmeinen, mutta kuka osasi odottaa koronavirusta. Eikä siihen edes voitu varautua.
Yritykselle tällaiset ikävät yllätykset ovat usein kohtalokkaita. Äkkinäisiinkin toimintaympäristön muutoksiin pitää kuitenkin pystyä varautumaan niiltä osin kuin se on etukäteen mahdollista. Siten vähennetään inhimillisiä tragedioita ja taloudellisia menetyksiä sekä jälkiviisastelun tarvetta ja määrää.
Mitään takeita meillä ei ole sitä, etteikö koronaepidemian jälkeen tule uusia koko maailmaa vavisuttavia virustauteja tai muita vitsauksia, jotka pakottavat poikkeusoloihin ja yritykset sopeuttamaan toimintaansa rajusti.
Virusepidemian ensimmäistä aaltoa seuraa yleensä myös toinen aalto. Viimeistään niiden välissä on luotava strategia siitä selviytymiseen. Varautumissuunnitelman päivittäminen auttaa myös siinä tapauksessa, jos virus muuntuu ja iskee sellaisena uudestaan.
Pandemiaa pienemmätkin katastrofit vaanivat yritystä jatkuvasti. On tulvia, myrskyjä, pitkiä sähkökatkoksia, lumivaurioita tai tietoliikennekatkoksia. Maailmanlaajuinen tai alueellinen finanssikriisi ja mittavat tietoturvahyökkäykset ovat myös nykypäivän varautumista vaativia riskejä. Pahin mahdollinen on tietenkin sotatila.
Riskienhallinta ei aina auta
Riskienhallinta on yksi yritystoiminnan peruskivistä. Jotta riskejä voidaan hallita, on ne ensin tunnistettava ja arvioitava. Mutta kuinka sellaisen riskin hallintaan voidaan varautua, jota ei tunneta? Koronavirus (COVID-19) käy esimerkistä tuntemattomasta riskistä. Siihen voitiin ryhtyä varautumaan vasta, kun se jo oli osittain toteutunut.
Jälkiviisaana voidaan tietenkin sanoa, että jos Kiina olisi kertonut koronaepidemian puhkeamisesta (loppuvuonna 2019) välittömästi, ongelmiin olisi osattu ehkä varautua paremmin. Mutta jälkiviisauteen liittyvät aina sanat jos ja ehkä.
Vasta tällaisten ongelmien kohtaamisen jälkeen on mahdollista varautua uuteen samankaltaiseen pandemiaan ja virushyökkäyksen toiseen aaltoon.
Yhteiskunnan ja yrityksen kehittäminen tapahtuu pääasiassa normaaliolojen olosuhteet huomioiden. Tällöin varaudutaan tunnistettuihin riskeihin. Tulipalon, kemikaalionnettomuuden, lyhyen sähkökatkoksen tai rajatun vesivahingon varalle on olemassa toiminta- ja suojaussuunnitelmat, mutta yllättävän pandemian tai odottamattoman luonnonmyllerryksen varalle ei.
Teknologia pelastaa osan
Tulevaisuustutkija, DI ja tietokonealan yrittäjä Risto Linturi totesi koronaviruksen vaikutusaikana (28.3.20) Iltalehdelle antamassaan haastattelussa, että kriisitilanteessa selviytyvät parhaiten organisaatiot, joilla on valmiuksia ottaa käyttöön teknologiaa toimintansa ylläpitämiseen. Linturi uskoo, että iso osa poikkeustilanteessa opituista toimintatavoista jää käyttöön, ja se aiheuttaa pysyvän muutoksen toimintaan tulevaisuudessa.
Tästä voidaan esimerkiksi ottaa etätyö tai etäopiskelu. Hyvin monilla aloilla se on mahdollista, mutta varsin monissa pk-yrityksissä ei. Autoja ei voi korjata etänä eikä leipää leipoa kaukana uuneista. Eikä jokaisella pienyrityksellä ole verkkokauppaa.
Pelkkä teknologinen varautuminen ei siis monella yrittämisen alalla riitä. Kuinka monella pienyrityksellä, yleishyödyllisellä organisaatiolla tai vaikkapa seurakunnalla on olemassa varautumissuunnitelma, jonka tarkoitus on varmistaa liike- ja muun toiminnan jatkuminen muuttuneissa oloissa?
Ovatko suunnitelmat ja ohjeet kunnossa?
Yrityksissä on tehty monia suunnitelmia tavanomaisen toiminnan turvaamiseksi ja ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi. Näiden suunnitelmien toimivuus on tärkeää myös ennalta-arvaamattoman kriisitilanteen iskiessä.
Ovat suunnitelmat ja ohjeistukset ajan tasalla? Onko niitä saadun kokemuksen perusteella täydennettävä? Esimerkiksi:
- yrityksen pelastus-/turvallisuussuunnitelma
- työterveyssuunnitelma
- työsuojelun toimintaohjelma
- kemikaaliturvallisuus
- tietoturvallisuus
- koulutussuunnitelma
- vakuutukset
- rahoitussuunnitelma
- riskienhallinta
- henkilöstösuunnitelma
Poikkeustilannetta varten kannattaa tehdä myös varautumissuunnitelma!
Henkilö poistuu, tieto katoaa
Monissa pk-yrityksissä ja pienissä organisaatioissa yhden henkilön merkitys toiminnan menestykselle on ratkaiseva. Hän voi olla yrityksen omistaja, toimitusjohtaja, työnjohtaja tai myynnistä vastaava.
Odottamaton epidemia tai onnettomuus voi johtaa pahimmassa tapauksessa tärkeän ihmisen menehtymiseen. Johtaja-omistaja, työnjohtaja ja myyntivastaava on hallinnut oman tehtävänsä suvereenisti, mutta entäpä jos hän poistuu rivistä, tai vaikkapa useampi avainhenkilö kerralla?
Eikä syyn tarvitse olla edes poikkeuksellinen, jo irtisanoutuminen ja siirtyminen toisen palvelukseen voi laukaista kriisin. Pienelle yritykselle se on usein katastrofi, ellei yrityksen riskienhallinnassa ole otettu tätä huomioon.
Jos tiedot katoavat niiden ainoan haltijan mukana voi edessä olla koko toiminnan halvaantuminen. Tärkeät, yrityksen ja asiakkaiden kannalta kriittiset tiedot, eivät saa olla vain yhden ihmisen hallussa. On osattava jakaa, varmentaa ja tallentaa tietoa niin, että toiminta voi jatkua ja yhteydet asiakkaisiin säilyä, vaikka avainhenkilö vaihtuisikin. Asiakassuhteet tai työprosessit eivät saa olla kenenkään yksinoikeus.
Liiallinen itsekkyys on riskitekijä.
Aina kriisiä ei voi hallita
Kun ravintolat pistetään epidemian vuoksi kiinni, niin monellako yrittäjällä on valmiina varautumissuunnitelma miten edes osittainen ansainta voidaan turvata? Osa yrittäjistä päätyy tarjoamaan ulosmyyntiä, osa pistää ovet ja ikkunat kiinni.
Entä jos joudutaan toimimaan pitkään sähköttä, onko silloin pistettävä ovet kiinni, vai olisiko mahdollista ottaa käyttöön vaihtoehtoinen ruokalista ja käyttää muita energialähteitä, esimerkiksi kaasua ruoan valmistamisessa? Aggregaatti tässä tilanteessa saisi asiakkailta aplodit!
Vähittäiskaupoissa jopa käteismaksujen vastaanotto kassoilla voi keskeytyä, vaikka maksavia asiakkaita olisi jonoksi saakka.
Vaihtoehtoisen ratkaisun käyttöönotto voi kriisitilanteessa olla merkittävä kilpailuetu ja selviytymiskeino.
Aina suurta ongelmaa ei voida poistaa, mutta usein sen seurauksia voidaan lieventää. Hätäjarrusta vetäminen ei ole aina paras vaihtoehto vaaran uhatessa. Organisaation on tärkeää säilyttää toimintakykynsä ja pyrkiä toipumaan mahdollisimman nopeasti. Kriisinhallinta on siten vuorovaikutuksessa jatkuvuussuunnittelun kanssa.
Johtaja vastaa, henkilöstö toimii
Poikkeuksellisten tilanteiden hallitsemisesta vastaa yrityksen johto. Johdon suuri vastuu asioiden hoitamisessa on lopulta jakamaton. Henkilöstön valmentaminen ja koulutus poikkeusoloja varten on tärkeää, koska olosuhteiden muuttuessa tarvitaan usein nopeaa toimintaa ja uudenlaista vastuunottoa.
Ääritapauksissa ratkaisevia hetkiä voidaan menettää jo pelkästään siksi, ettei henkilöstöllä ole käytettävissä riittäviä yhteystietoja tilanteesta raportoidakseen. Tärkeää on, ettei poikkeavissa tilanteissa synny paniikkia, jonka seurauksena mahdolliset vahingot paisuvat tarpeettomasti.
Epidemiat ja pandemiat eivät aina yllä yrityksen ovelle saakka. Silloin on muistettava huolehtia niistä työntekijöistä ja markkinoista, jotka ovat epidemia-alueella.
Yrityksen johdon on seurattava tilanteen kehittymistä päivittäin ja pidettävä henkilöstö ajan tasalla. Suurten uhkien vallitessa maan viranomaiset vastaavat yleisen tilanteen seuraamisesta ja kansalaisten ja yritysten ohjeistamisesta.
Esimerkiksi koronavirusepidemian aikana terveydellisen viranomaisohjeistuksen vastuutaho oli Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL. Matkustusohjeista ja maakohtaisista rajoitteista puolestaan kertoi ulkoministeriö.
Tietosuoja ei kumoudu
Poikkeuksellisenakin aikana ja kriisin ollessa päällä on edelleen pidettävä kiinni ihmisten henkilökohtaisten tietojen suojasta. Terveystiedot, esimerkiksi sairauden oireita ja sairautta koskevat tiedot kuuluvat Euroopan tietosuoja-asetuksen (GDPR) piiriin.
Vaikka pandemian vallitessa henkilökohtaisten terveystietojen jakamisen kynnys tuntuisikin olevan vähemmän tärkeä kysymys, niin myöhemmin säännösten rikkomisesta voi koitua kohtalokkaan suuria taloudellisia ja yrityskuvaan vaikuttavia negatiivisia seuraamuksia.
Terveyteen liittyvän poikkeuksellisen tapahtuman aikana työnantajan täytyy konsultoida työterveydenhuoltoa ja sopia tämän kanssa, mitä tietoja annetaan, ja kuka niitä antaa ulkopuolisille. Olipa kyse epidemiasta tai onnettomuudesta, henkilökohtaisia terveystietoja voi lähtökohtaisesti käsitellä ainoastaan lainsäädännön tunteva terveydenhuollon ammattilainen.
Järkevä hinnoittelu!
Pro Varautuminen on helppokäyttöinen työkalu, jolla pystyt varautumaan poikkeustilanteisiin.
Pro Varautuminen -palvelun hinta
alk. 299 €
/vuosi/palvelu (alv. 0%)
Pro Varautuminen
Tutustu Pro Varautuminen -pilvipalveluun esittelymme avulla:
Lukijalle
Teimme tämän sivuston keväällä 2020, kun koronavirus yllätti koko maailman. Reilun kolmen vuoden aikana tiedot ovat osittain vanhentuneet, mutta varautumisen merkitys on korostunut entisestään.
Päätimme jättää nämä vanhat sivustot muuttamattomina muistuttamaan todellisesta häiriötilanteesta! Lue lisää.
Epidemian toinen aalto on jo tuttu
Tasapainoista toimintaa järkyttävät tapahtumat eivät juuri koskaan mene ohi yhtä äkkiä kuin ne ilmaantuivat. Maanjäristystäkin seuraa lähes aina yksi tai useampia jälkijäristyksiä.
Järistysalueella elävällä ihmisellä on näitä varten varautumissuunnitelma. Hän hakeutuu pois kodistaan paikkaan, jossa uskoo parhaiten olevansa turvassa.
Samaan tapaan varaudutaan tulipaloissa. Uudelleen syttymisen vaara on aina suuri. Jälkisammutus ja vartiointi ovat ehdottoman tärkeitä.
Jo ennen kuin COVID-19 (koronavirus) epidemia oli ohi, tiedettiin, että epidemian toinen vaihe tulee myöhemmin. Se vaanii tilaisuutta aivan kuten tulipalon jäljiltä kytemään jääneet palopesäkkeet. Kun tuuli osuu oikeaan kohtaan, liekit roihahtavat.
Kun epidemia näyttää olevan voitettu, varautuminen herpaantuu, ja niin ollaan toisessa aallossa. Osataanko se ottaa vastaan ensimmäistä aaltoa paremmin? Onko koetusta otettu opiksi? Onko toiseen aaltoon varauduttu? Ei kannata ainakaan luottaa hyvään tuuriin ja uskotella, ettei siihen kannata varautua.
Vaikeaa – ellei peräti mahdotonta
Koronaviruksen tuomiin ongelmiin yrityksille oli hyvin vaikea varautua, useimmille se oli mahdotonta. Edes valtakunnan talousviisaat eivät osanneet ennustaa, mitä tuleman piti. Kun korona alkoi lähestyä Suomea, sen vaikutuksia vähäteltiin yleisesti. Uskottiin, ettei se meitä rankaise, ettei se meidän ovista ja ikkunoista sisään tule.
Business Finlandin yrityskyselyssä vielä helmikuun puolessa välissä 2020 puolet kyselyyn osallistuneista yritysjohtajista arvioi, että vaikutukset toimintaan tulevat olemaan pieniä. Kahdeksankymmentä prosenttia vastaajista uskoi, ettei tulevalla epidemialla ole vaikutusta työpaikkojen määrään.
Kuukausi tuosta eteenpäin kentällä oli paniikki. Ja huhtikuun alussa 2020 yt-menettelyn piirissä oli jo yli 300 000 työntekijää. Ne elinkeinoelämän auktoriteetit, jotka kriisin alkaessa rauhoittelivat yrityksiä ottamaan iisisti, sanoivat puolitoista kuukautta myöhemmin, että maailma on menossa kohti finanssikriisiä.
Miten pk-yritys tai julkinen organisaatio olisi voinut varautua tilanteeseen, kun epidemian eskaloitumiseen eivät uskoneet edes maan viisaimmat talousasiantuntijat?
Vastaus on selvä: ei mitenkään.
Toisen aallon keinuteltavaksi
Epidemiat, tulvat, sähkökatkokset ja lumiongelmat menevät aikanaan ohi. Historia todistaa ja nykypäivä vahvistaa kuitenkin sen, ettei mikään yllättävä ongelma jää viimeiseksi. Koronaviruskaan ei ole viimeinen pandemia maailmassa.
Kun toinen aalto koronaviruksen kaltaisessa epidemiassa nousee, niin se ei saa enää olla yllätys. Ensimmäisen aallon antamia kokemuksia pitää silloin jo pystyä hyödyntämään, jottei uusi aalto keinuta yrityslaivaa tarpeettoman rajusti.
Silloin varastosta pitäisi löytyä ainakin riittävästi hengityssuojaimia ja kertakäyttökäsineitä ja käsienpesuun tarkoitettuja vesipisteitä, jotta ihan kaikkea ei tarvitse aloittaa nollapisteestä. Varautumissuunnitelmasta löytyy toivottavasti kohta: epidemian jälkeinen toimitilojen desinfiointi.
Yrityksen kannalta tärkeintä on saada toiminta taas käyntiin ja rahaa tileille. Toipuminen voi olla hidasta, mutta ei toivotonta. Ongelmien vakavuudesta kertoo se, että koronan aiheuttamia talous- ja työllisyysongelmia verrattiin 1990-luvun alun lamaan ja vuoden 2008 finanssikriisiin.
Vertauksia tarkasteltaessa on hyvä muistaa, että monilla ekonomisteilla on tapana aluksi vähätellä tulevia ongelmia, ja lopulta liioitella niitä. Yrittäjän on paras pitää pää kylmänä ja tarkastella, mitä ympärillä oikeasti tapahtuu.
Apua yrityksille
Pandemian kaltaisessa tilanteessa valtiot ja kansainväliset rahoitusorganisaatiot tulevat apuun niin yrityksille kuin yksityisille kansalaisillekin. Näitä apuja suunnataan eri kokoisille organisaatioille, myös pk-yrityksille. Koska apupaketit kehittyvät ongelmatilanteen edetessä, yrittäjän on seurattava tarkkaan tiedotusta niin valtiovallan kuin omien järjestöjensäkin kautta.
Apujen hakeminen ja saaminen ovat tarpeellisia, jotta yritys selviytyy mahdollisimman sujuvasti ”jälkijäristyksistä” ja toiminnan palauttamisesta taas normaaliksi. Jossain vaiheessa talous elpyy ja palautuu uomiinsa.
Varautumissuunnitelman tekeminen kaikkein pahimman varalle on henkisesti raskas tehtävä, mutta se myös vapauttaa energiaa toimintaan kriisitilanteessa.